Documentation
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Bienvenue ! Choisissez votre rôle ou une catégorie pour accéder directement à la documentation qui vous correspond.
IbiConnect est une plateforme tout-en-un pour la gestion d'événements scientifiques : conférences, colloques, sommets académiques. Voici les étapes pour démarrer rapidement.
Rendez-vous sur /inscription. Renseignez votre nom complet, votre adresse email professionnelle et choisissez un mot de passe sécurisé (min. 8 caractères, majuscule + chiffre recommandés). Un email de confirmation est envoyé automatiquement.
Cliquez sur le lien dans l'email reçu sous 10 minutes. Si vous ne le trouvez pas, vérifiez vos spams. Vous pouvez demander un nouvel envoi depuis la page de connexion.
Lors de la première connexion, un assistant vous demande votre rôle :
Si vous êtes Organisateur, sélectionnez une formule d'abonnement. La formule Découverte est gratuite et permet de tester les fonctionnalités essentielles. Vous pouvez évoluer à tout moment vers Essentiel, Pro ou Entreprise depuis vos Paramètres.
Une fois votre rôle défini, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord personnalisé (/dashboard). Le menu latéral s'adapte automatiquement à votre rôle et à votre formule. Les fonctionnalités indisponibles affichent un cadenas avec une invitation à changer d'offre.
Le site public est accessible sans connexion depuis n'importe quel navigateur. Il constitue la vitrine d'IbiConnect et le point d'entrée pour les visiteurs, futurs utilisateurs et organisateurs.
| Page | Description | URL | |
|---|---|---|---|
| Accueil | Présentation de la plateforme, chiffres clés (événements publiés, participants, pays), témoignages d'organisateurs et CTA vers l'inscription ou la démo. | / | |
| Fonctionnalités | Description détaillée de chaque module : billetterie, abstracts, badges QR, attestations, newsletter, programme, etc. avec captures d'écran. | /fonctionnalites | |
| Tarifs | Tableau comparatif des 4 formules (Découverte, Essentiel, Pro, Entreprise) avec toutes les limites et fonctionnalités incluses. FAQ tarification incluse. | /tarifs | |
| Événements | Catalogue de tous les événements publiés, filtrables par catégorie, date, pays. Chaque événement a une page détaillée avec programme et bouton d'inscription. | /evenements | |
| Blog | Articles rédigés par l'équipe IbiConnect : bonnes pratiques, tutoriels, actualités de la plateforme. Filtrables par catégorie. | /blog | |
| À propos | Présentation de l'équipe, de la mission et des valeurs. Mentions légales et politique de confidentialité accessibles depuis le footer. | /a-propos | |
| Contact | Formulaire de contact avec sélection du type de demande (support technique, partenariat, presse). Réponse garantie sous 48h ouvrées. | /contact | |
| Démo | Formulaire de demande de démonstration personnalisée. Un membre de l'équipe vous contacte pour programmer une session guidée de 30 à 60 minutes. | /demo | |
| FAQ publique | Questions fréquentes sur les tarifs, la sécurité des données, les méthodes de paiement, et les intégrations disponibles. | /faq |
Le tableau de bord (/dashboard) est votre page centrale après connexion. Il est entièrement personnalisé selon votre rôle et affiche des indicateurs pertinents en temps réel.
Vue globale de la santé de toute la plateforme. Aucune restriction de formule.
Vue centrée sur vos propres événements et performances.
La gestion des événements est le module central d'IbiConnect. Chaque événement est un espace autonome qui regroupe ses inscriptions, speakers, abstracts, programme et partenaires.
Depuis le menu latéral, cliquez sur Événements → Créer un événement. Renseignez : titre, description courte et longue, catégorie (conférence, colloque, séminaire, atelier…), langue principale.
Définissez les dates de début et fin, le lieu (salle + adresse ou lien visioconférence pour les événements hybrides/en ligne), et la capacité maximale de participants. Si capacité = 0, l'événement est illimité.
Définissez le prix du ticket (0 pour gratuit). Pour les événements payants, configurez la devise et les informations de paiement. Vous pouvez créer plusieurs types de tickets (Early Bird, Standard, VIP) depuis l'onglet Billetterie de la fiche événement.
Uploadez une image de couverture (recommandé : 1200×630px, format JPG/PNG, max 2 Mo). Elle apparaîtra sur le catalogue public et les emails envoyés aux participants.
Activez le module Abstracts si votre événement inclut des soumissions scientifiques. Définissez la date limite de soumission, les types acceptés (oral, poster, atelier) et les critères d'évaluation.
Cliquez sur Publier. L'événement apparaît immédiatement dans le catalogue public et les participants peuvent s'inscrire. Vous pouvez repasser en brouillon à tout moment si besoin.
La section Participants regroupe toutes les personnes inscrites à vos événements. Accessible depuis Menu → Participants ou directement depuis la fiche d'un événement.
| Statut | Signification | Actions possibles |
|---|---|---|
| En attente | Inscription soumise, paiement ou validation manuelle requise | Confirmer, Refuser |
| Confirmé | Paiement reçu ou validation effectuée. Badge QR généré. | Check-in, Annuler |
| Annulé | Inscription annulée par l'organisateur ou le participant | Réactiver |
| Check-in | Présence confirmée le jour J (scan QR ou manuel) | Délivrer attestation |
La billetterie centralise la gestion des inscriptions et des paiements pour tous vos événements. Elle est accessible depuis Menu → Billetterie ou depuis l'onglet Inscriptions d'un événement.
Prix réduit avec date de fin automatique. Bascule vers le tarif normal à la date configurée sans action manuelle.
Ticket de base valable pour toute la durée de l'événement. Peut être gratuit ou payant.
Accès étendu (certaines salles, dîner de gala, accès speakers…). Capacité indépendante du ticket standard.
IbiConnect distingue le profil speaker (fiche personnelle de l'intervenant) du compte utilisateur. Un speaker peut être ajouté manuellement par l'organisateur, puis fusionner avec son propre compte une fois inscrit.
Depuis Menu → Speakers → Ajouter, renseignez : prénom, nom, titre académique ou professionnel (ex. : Pr., Dr., PhD), email, téléphone (optionnel).
Rédigez une biographie courte (2-4 lignes) qui apparaîtra sur la page publique de l'événement. Ajoutez ses domaines d'expertise (mots-clés) et son affiliation institutionnelle.
Uploadez une photo professionnelle (recommandé : 400×400px, carré, fond neutre). Ajoutez optionnellement les liens LinkedIn, Twitter/X ou site personnel.
Depuis l'onglet Événements du profil speaker, associez-le à un ou plusieurs événements. Il apparaîtra dans la liste des intervenants publics de ces événements.
Si le speaker crée son propre compte avec la même adresse email, les profils fusionnent automatiquement. Il peut alors gérer lui-même sa biographie, ses abstracts et ses slides depuis son dashboard Speaker.
Le module Abstracts gère les soumissions scientifiques de bout en bout : soumission par les auteurs, évaluation par des pairs, décision, notification et archivage.
Sur la fiche de votre événement, activez le module Appel à contributions. Définissez la date limite de soumission, les types acceptés (oral, poster, atelier), les thèmes/tracks et les critères d'évaluation (ex. : Originalité 1–5, Méthodologie 1–5, Clarté 1–5).
Depuis Menu → Mes abstracts → Soumettre, l'auteur renseigne : titre, résumé (max 300 mots par défaut), mots-clés, type de présentation souhaitée, co-auteurs et optionnellement un fichier PDF complémentaire.
Depuis Menu → Abstracts → Assignation, distribuez les abstracts reçus à vos évaluateurs. Vous pouvez assigner manuellement ou utiliser la répartition automatique équilibrée. Les évaluateurs reçoivent un email de notification.
L'évaluateur accède à sa file depuis son dashboard. Pour chaque abstract : lit le résumé, note selon chaque critère (score 1–5 ou 1–10 selon la config), rédige une recommandation (Accepter / Refuser / Révisions) et un commentaire pour l'auteur et un commentaire confidentiel pour l'organisateur.
Après réception de toutes les évaluations, l'organisateur prend la décision finale depuis Abstracts → Décisions. Il peut suivre ou ignorer la recommandation des évaluateurs. La décision déclenche un email automatique vers l'auteur.
Si l'organisateur demande des révisions, l'auteur reçoit les commentaires et peut soumettre une nouvelle version. L'organisateur est notifié et peut prendre une décision définitive sur la version révisée.
Les Présentations représentent les sessions concrètes lors de l'événement. Elles peuvent être créées à partir d'abstracts acceptés, ou indépendamment (discours d'ouverture, conférences invitées, panels, etc.).
Le programme est la vue publique de toutes les sessions de votre événement, organisées par jour et par créneau horaire. C'est la page que consultent les participants pour savoir quoi suivre et quand.
Depuis la fiche événement → onglet Programme, les jours sont automatiquement créés à partir des dates de début et fin de l'événement. Pour chaque jour, vous voyez une grille de créneaux horaires (par défaut de 8h à 19h, modifiable).
Ajoutez vos salles ou espaces (Grande salle, Amphi A, Salle de poster, etc.). Chaque colonne du planning représente une salle. Vous pouvez ajouter ou retirer des salles à tout moment.
Glissez-déposez les présentations depuis la liste latérale vers le créneau et la salle souhaitée. Le système vérifie automatiquement les conflits (même speaker dans deux salles à la même heure). Vous pouvez aussi cliquer sur un créneau vide pour y assigner une présentation depuis un menu déroulant.
Insérez des pauses café, pause déjeuner, cérémonies d'ouverture/clôture ou toute session qui ne correspond pas à une présentation classique. Ces sessions traversent toutes les salles si vous cochez session plénière.
Une fois satisfait, cliquez Publier le programme. Il devient visible sur la page publique de l'événement. Vous pouvez aussi exporter un PDF imprimable (A4 ou A3, paysage) à distribuer aux participants sur site.
IbiConnect intègre deux types d'évaluations : l'évaluation scientifique des abstracts (par les évaluateurs désignés) et les avis post-événement (par les participants et speakers). Chaque type a son propre flux.
Vous recevez un email vous informant qu'un ou plusieurs abstracts vous ont été assignés, avec un lien direct vers votre file d'évaluation dans le dashboard.
Ouvrez l'abstract assigné. Vous avez accès au titre, résumé, mots-clés, type demandé (oral/poster) et fichier PDF s'il a été joint. En mode évaluation en aveugle, l'identité de l'auteur est masquée.
Chaque critère défini par l'organisateur apparaît avec une échelle de 1 à 5 (ou 1 à 10 selon la config). Critères typiques : pertinence, originalité, rigueur méthodologique, qualité de rédaction, potentiel d'impact.
Deux champs : un commentaire pour l'auteur (visible par l'auteur après la décision) et un commentaire confidentiel (visible uniquement par l'organisateur). Donnez votre recommandation : Accepter, Refuser ou Demander des révisions.
Cliquez Soumettre. L'organisateur est notifié et peut voir votre évaluation dans le tableau récapitulatif de cet abstract. Vous ne pouvez pas modifier une évaluation soumise sauf si l'organisateur rouvre la période d'évaluation.
Chaque inscription confirmée génère un badge individuel avec un QR code unique. Ce badge peut être imprimé sur papier ou présenté sur smartphone pour un check-in rapide à l'entrée de l'événement.
Dès qu'une inscription passe en statut Confirmé, un badge est automatiquement généré avec : nom complet du participant, rôle (participant, speaker ou organisation), nom de l'événement, dates, et un QR code unique encodant l'identifiant de l'inscription.
3 templates disponibles, adaptés automatiquement selon le rôle :
Depuis Badges → Export, vous pouvez :
Le jour J, utilisez n'importe quel smartphone ou tablette avec un lecteur QR (ou l'appareil photo intégré). Scannez le QR code du participant : la plateforme affiche son nom, son statut et enregistre le check-in horodaté. Le badge passe en Check-in effectué.
Les attestations de participation sont des documents officiels générés par IbiConnect, prouvant la présence effective d'un participant à un événement. Chaque attestation est unique, vérifiable en ligne et téléchargeable en PDF A4.
Une attestation ne peut être générée que pour un participant dont le check-in a été enregistré (scan QR ou validation manuelle). Pas de check-in = pas d'attestation.
Deux options disponibles :
Le document A4 contient : logo de la plateforme, titre de l'événement, dates et lieu, nom complet du participant, mention "atteste avoir participé", date de délivrance, code de vérification unique et QR code pointant vers /certificat/:code.
Envoyez les attestations par email en lot (un clic) ou laissez les participants les télécharger depuis leur dashboard. L'email inclut le PDF en pièce jointe et le lien de vérification en ligne.
/certificat/:code est accessible publiquement — même sans compte IbiConnect. Le participant peut le partager sur LinkedIn, dans un CV ou auprès de son employeur.Le module Tâches est un outil de gestion de projet intégré qui vous permet de coordonner l'organisation de vos événements. Chaque tâche est liée à un événement spécifique et peut être assignée à un membre de votre équipe.
Depuis Menu → Tâches → Ajouter, renseignez : titre descriptif (ex. "Réserver la salle B pour le poster"), description détaillée, événement associé, priorité (basse, moyenne, haute, urgente), date d'échéance et personne assignée (vous-même, un co-gestionnaire ou un speaker).
La vue liste affiche toutes les tâches avec des indicateurs colorés :
Les tâches en retard (date dépassée + non terminé) sont signalées en retard. Filtrez par événement, par priorité, par assigné ou par statut.
La personne assignée reçoit un email à la création et un rappel 24h avant la date d'échéance. L'organisateur est notifié quand une tâche est marquée comme terminée.
Le module Partenaires vous permet d'associer des sponsors, partenaires techniques et médiatiques à chaque événement. Leurs logos et descriptions apparaissent sur la page publique de l'événement, classés par niveau.
Depuis Menu → Partenaires → Ajouter, renseignez : nom de l'organisation, description courte, site web, email de contact.
Uploadez le logo du partenaire (recommandé : 400×200px, PNG transparent ou JPG fond blanc, max 1 Mo). Ce logo sera affiché sur la page publique de l'événement et dans les emails de communication.
Sélectionnez le type (Sponsor financier, Partenaire technique, Partenaire média, Soutien institutionnel) et le niveau qui détermine la taille et la position du logo sur la page publique :
| Niveau | Taille logo | Position |
|---|---|---|
| Platine | Grande (200px) | Première ligne, visible immédiatement |
| Or | Moyenne (150px) | Deuxième ligne |
| Argent | Petite (100px) | Troisième ligne |
| Bronze | Très petite (80px) | Dernière ligne, noms uniquement en option |
Sélectionnez les événements auxquels ce partenaire est associé. Un même partenaire peut être lié à plusieurs événements avec des niveaux différents.
L'espace Administration est réservé aux Super Administrateurs. Il centralise la gestion de la plateforme : offres commerciales, utilisateurs, messagerie, blog et demandes de démonstration.
Configurez les formules d'abonnement proposées aux organisateurs :
Depuis Administration → Offres, cliquez sur Ajouter. Renseignez le nom (ex. Découverte, Essentiel, Pro, Entreprise), le prix mensuel/annuel et une description.
Définissez pour chaque pack : nombre d'événements max, nombre de participants max par événement, accès aux modules (billetterie, programme, attestations…), support prioritaire, et personnalisation avancée.
Activez l'offre pour la rendre visible sur la page Tarifs du site public. Les organisateurs peuvent changer de formule depuis leurs paramètres.
Vue complète de tous les comptes de la plateforme avec filtrage par rôle, statut (actif, banni, en attente) et formule d'abonnement.
Tous les messages envoyés via le formulaire de contact du site public arrivent ici. Pour chaque message vous pouvez :
Publiez des articles sur le blog public de la plateforme pour améliorer le référencement et communiquer sur l'actualité :
Éditeur riche avec mise en forme, images d'illustration, catégorisation et résumé pour le référencement (SEO).
Publiez immédiatement ou programmez la date de publication. Les articles en brouillon ne sont pas visibles sur le site.
Les prospects qui remplissent le formulaire de démonstration sur le site public sont listés ici. Pour chaque demande :
Personnalisez votre expérience sur la plateforme. Chaque utilisateur peut modifier son profil, sa sécurité et l'apparence de l'interface depuis ce menu.
Modifiez vos informations personnelles visibles par les organisateurs et les autres participants :
Saisissez votre mot de passe actuel puis le nouveau (minimum 8 caractères, au moins une majuscule et un chiffre). La modification prend effet immédiatement.
Activez la double authentification pour protéger votre compte. Scannez le QR code avec une application d'authentification (Google Authenticator, Authy…), puis saisissez le code à 6 chiffres pour confirmer l'activation.
Disponible pour les Organisateurs. Comparez les fonctionnalités de chaque offre et passez à une formule supérieure :
Consultez le tableau comparatif des formules (Découverte, Essentiel, Pro, Entreprise) avec les limites et fonctionnalités de chaque pack.
Choisissez la nouvelle formule souhaitée. Le changement prend effet immédiatement et les nouvelles fonctionnalités sont débloquées.
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus posées par les utilisateurs de la plateforme.
Votre rôle principal est défini lors de l'inscription. Il existe plusieurs cas de figure :
Vous avez deux façons de changer de formule :
Le changement prend effet immédiatement. Si vous passez à une offre supérieure, les nouvelles fonctionnalités sont débloquées instantanément. Le passage à une offre inférieure s'applique à la fin de votre période de facturation en cours.
Plusieurs causes possibles :
Si le problème persiste, contactez l'organisateur de l'événement qui pourra vérifier votre statut et effectuer un check-in manuel.
Les co-gestionnaires sont des collaborateurs qui vous aident à organiser un événement. Pour en inviter un :
Le co-gestionnaire recevra un email d'invitation. S'il n'a pas encore de compte sur la plateforme, il sera invité à en créer un. Une fois l'invitation acceptée, il aura accès au tableau de bord de l'événement selon les permissions de son rôle.
L'attestation de participation est générée automatiquement après votre check-in (scan du badge QR à l'entrée de l'événement). Voici comment y accéder :
L'attestation contient votre nom, l'événement, les dates de participation, un QR code de vérification et un numéro unique. Si l'organisateur a activé l'envoi automatique, vous la recevrez aussi par email après l'événement.
Référence complète des accès par rôle.
| Fonctionnalité | SA | ORG | REV | SPK | ATT |
|---|---|---|---|---|---|
| Gérer les événements | |||||
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| Gérer les speakers | |||||
| Gérer les abstracts | |||||
| Évaluer les abstracts | |||||
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| Modifier le programme | |||||
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| Voir ses attestations | |||||
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| Voir les démos | |||||
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SA = Super Admin · ORG = Organisateur · REV = Évaluateur · SPK = Speaker · ATT = Participant